Site web associatif & outil de gestion
Search
En ligne depuis août 2026, le site remplace, selon l'association, ce qui circulait entre courriels, formulaires dispersés et tableurs ; le colloque se prépare entièrement en ligne.
Le besoin
SEARCH rassemble les doctorant·es et docteur·es d'Amiens autour d'événements : rencontres, ateliers, et un colloque annuel. Jusqu'ici, adhésions, inscriptions et propositions de communication passaient par des courriels, des formulaires dispersés et des tableurs. Le bureau, bénévole et renouvelé régulièrement, avait besoin d'un seul outil, en français et en anglais, utilisable sans compétence technique.
La contrainte décisive était l'hébergement. L'association disposait déjà d'un hébergement web simple, qui exécute du PHP et fournit une base de données. Une première version, construite avec un framework JavaScript, demandait un serveur tournant en permanence : elle ne pouvait pas y fonctionner. Je l'ai abandonnée et j'ai repris ce qu'elle avait établi — modèle de données, design, règles métier — dans une version qui tourne sur cet hébergement, sans abonnement supplémentaire.
Ce que j'ai construit
- Adhésions : saisons paramétrables, demande par le membre, validation par le trésorier avec montant et mode de règlement, historique, export.
- Événements : agenda public, inscription avec accompagnant·es, jauge et liste d'attente automatique, questions composées par le bureau.
- Colloque : inscription en étapes, résumé avec limite de mots, co-auteur·rices et laboratoires structurés, choix des repas et récapitulatif des quantités, dépôt de poster, décision du comité avec courriel automatique, programme composé à partir des propositions retenues.
- Actualités bilingues, formulaire de contact avec suivi des demandes, et un espace personnel pour chaque membre.
Comment ça marche
Chaque page publique porte une barre « Modifier » vers ses propres écrans de gestion, selon les droits de la personne connectée. Les droits s'attribuent un par un (actualités, événements, colloque, adhésions, demandes, comptes) ; la fonction au bureau ne donne aucun droit à elle seule.
Un mode aperçu permet au bureau de voir le site comme un membre et d'essayer un formulaire avant de l'ouvrir : toutes les vérifications s'exécutent, mais rien n'est enregistré. Un poster non publié n'est accessible qu'à son auteur·rice et au bureau.
Le site fonctionne sans JavaScript ; celui-ci ne fait qu'ajouter du confort. La mise à jour se fait par simple dépôt de fichiers, sans étape de compilation : l'association n'est liée à aucun outil particulier pour le maintenir.
Ce que ça change
Le site est en ligne depuis le 17 août 2026. D'après l'association, il rassemble en un seul endroit ce qui circulait auparavant entre courriels, formulaires et tableurs. Le colloque se prépare de bout en bout en ligne, et les temps de parole sont annoncés au moment où l'on choisit son format : il n'est plus nécessaire d'écrire au bureau pour le savoir.
Ce que le site ne fait pas encore : la gestion du budget de l'association.
Technologies
PHP 8 et MySQL sans framework ni dépendance, bilingue français / anglais, connexion possible par Google ou Microsoft.